こんにちわ。営業の桑原です。
みなさんは書類を作るとき、何をどこから書いたらいいか困ることはないですか？
テンプレートやひな形ないですか？と先輩や社歴の長い方に聞きがちではないでしょうか？
※書類作成と資料作成と分けて書こうと思います。
テンプレートやひな形を使って書類を書くことが決して悪いことではなく、むしろ業務時間を短く（時短、業務効率化）できいい面が多いと思っています。
出来ることなら、普段から業務に使う書類は一式をテンプレートでそろえてしまい社内共通のルールで運用することが効率的でいい方法だと思います。
誰かが業務で使う書類関連一式そろえてくれたらうれしいですよね!!
残念ながら、大手企業で社内の運用体制がちょーしっかりしたところならそんな夢のような話はあるかもしれませんが、中小企業ではすべての書類のテンプレートがそれっているなんて…夢物語でしょうか。
一般的な会社のテンプレートで用意されている書類といえば、例えば…
- 見積書
- 請求書
- 発注書
- 報告書
と言ったところでしょうか。
しかし、それ以外の業務で使う書類は個人ごと作成管理し、共通化されている企業は少ないように感じます。もっとも業務の運用を考えるとテンプレートを誰がどういうスケジュールで作成するかを考えることが大切なのですが。
今回は触れず次回以降で考え方を書こうと思います。
さて、ここからが本題です。
【問題】
書類作成や資料作成のときに共通して言える、作る前に意識することが複数ありますそれはなんでしょうか。
【回答】
- 作成前に誰に伝える資料なのかを明確化しておくこと
（例：お客様、上司、面識ない方など ⇒ Who 誰に / What 何を） - 読む人に理解してほしいことを明確にイメージしておくこと
（書類の目的（ゴール）を明確にする） - 簡単・簡潔
- 書類を書く人は責任先を明確にすること
〇〇会社の誰がいつ作った わかりやすいタイトルは抜けないようしましょう。
といったことになります。
明確化する!!イメージして!!と言うけど…どうするんだよ!!
って思うでしょう…
私も昔は実際思いました。いやいや、漠然としすぎてるし。って…
さてさて、明確化するときに次のルールで要点を抑えることで書きやすくなることは間違いありません。
ここからがルールの話です。
実は基本にするルールは、中学校の授業で見た!とか昔聞いた!っていうあれです。あれです。5W1Hです。5W2Hもあります。Hが一つ増えました。
5W2Hにワードあてはめ物事を整理していきましょう。
- When いつ
〇〇年〇月〇日の〇時に - Who 誰が（へ）
ソフィー太郎がお得意様の〇〇会社の課長に - Where どこで
お客様の会社で - What 何が（を）
昨日の夜間にお客様の機械がトラブルで停止した事件 - Why なぜ
当社が保守している機械が夜間清掃の方が誤って電源コードを抜いてしまったことにより停止した - How どのように
報告書を作って原因説明と復旧方法について報告にいき、弊社の誤りではないことを伝え責任がないことを伝える - How much 何円で（いくらで）
毎月の管理費で対応
さて、5W2Hがかけたら必須事項が網羅された文章ができるはずです。
各書類によりますが、抽出できた文章をつなげていくと何もない状態から文章を組み立てるより簡単に文章を書けるはずです。
一度では習得は書類作成（文章を書くことは）難しいかも…
会社に勤めると日々の業務の中でさまざまな書類を書かなかればいけません。苦手意識があるとなおさら書きたくなくなるもんですよね。
しかしながら、文章を書くことは日々の鍛錬の積み重ねなのかもしれません。
少しずつ実践しなれながらいい文章を書く得るようになりましょう。
書類や文章の書き方はコツもあるので日々挑戦しながら腕を磨いてください。
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